Ilse Banmeyer: het nieuwe gezicht van de Ombudsman

Ten dienste van de burgers … en van het notariaat

Welk parcours legde u af voor u ombudsman werd?
Tijdens mijn studies rechten kreeg ik de kans om verschillende juridische “stages” te lopen: in een advocatenkantoor, bij de juridische dienst van de Beurs van Brussel, enz.

Zo belandde ik op een zomer bij een Brusselse notaris bij wie ik de smaak voor de notariële “dienstverlening” te pakken kreeg. De vakantie erop ben ik teruggekeerd. Gemotiveerd door deze notaris en zijn passie voor het beroep, besloot ik vervolgens om mijn studies aan te vullen met een licentie notariaat en deze richting verder in te slaan. Ongeveer 8 jaar geleden heb ik me geassocieerd.

Ik heb uiteindelijk in drie kantoren gewerkt met een totaal verschillend profiel. Op die manier heb ik kunnen begrijpen dat dit beroep uitoefenen en tegelijkertijd trouw te blijven aan zijn persoonlijke waarden mogelijk was.

Hoe zit de structuur en organisatie van uw dienst in elkaar?
Momenteel zijn er twee bemiddelaars: één Nederlandstalige (André Michielsens) en één Franstalige (ikzelf). We werken samen met twee tweetalige secretarissen die allebei deeltijds voor onze dienst werken. Tot nu toe kozen we ervoor om de klachtendossiers hoofdzakelijk schriftelijk te behandelen. Voor het overige verwijs ik graag naar onze website waar informatie over de procedure op zich terug te vinden is, alsook de toepasselijke regelgeving staat: ombudsnotaris.be.

Wat sprak u aan in het idee om de verantwoordelijkheid van deze functie op te nemen?Twee aspecten stonden me aan:
Ten eerste het aspect “bemiddeling”. Reeds, na afloop van mijn studies – ik werkte toen als assistente op de Faculteit rechten -, was ik al gebeten door al wat met buitengerechtelijke geschillenregeling te maken had. Toen de Federatie van notarissen de opleiding meer dan 10 jaar geleden aanbood, ben ik er meteen opgesprongen. De notaris bij wie ik op dat ogenblik werkte, had het belang van deze formule begrepen en aarzelde niet om bepaalde cliënten naar mij door te verwijzen, waardoor ik ervaring heb kunnen opdoen.

Ik denk dat ik hem nooit echt bedankt heb voor het vertrouwen dat hij mij toen gegeven heeft (ik was nog jong!); bij deze zou ik dat dan ook graag willen doen. Reeds bij mijn eerste familiale bemiddelingen, voelde ik aan dat hier een nieuwe dienstverlening geboden kon worden. Ik ben dus in de loop der jaren verder blijven bemiddelen: erin slagen om mensen te verzoenen is zeer valoriserend.

Ten tweede is er het aspect “opbouwen”. Tijdens mijn professionele loopbaan heb ik begrepen dat ik gemaakt was om iets “op te bouwen”. Aangezien de dienst nieuw is, is er inderdaad nog veel op te bouwen. Behalve de behandeling van de dossiers, dient er nagedacht te worden over hoe we de procedure kunnen optimaliseren, adem kunnen inblazen, richting kunnen geven, wat zeer motiverend is. Ik heb het geluk dat de samenwerking met mijn Nederlandstalige confrater zeer open en direct is: dit laat toe efficiënt vooruit te gaan.

Waaruit bestaat deze functie?
De functie is tweeledig:

  • enerzijds klachten behandelen volgens de bepalingen van de buitengerechtelijke regeling van consumentengeschillen (met het oog op consumentenbescherming);
  • anderzijds aanbevelingen motiveren voor een betere werking van het notariaat.

Een ombudsdienst is in eerste instantie een plaats waar diverse standpunten tegenover elkaar gesteld worden.

Als bemiddelaar lijkt het me essentieel erop toe te zien dat al deze standpunten met respect behandeld worden: met andere woorden dat zij door beide kanten gehoord en begrepen worden. Soms kan een geschil al na deze fase gladgestreken zijn. Conflicten zijn namelijk vaak het resultaat van een gebrekkige communicatie.

De procedure wordt dan spontaan afgesloten omdat de klager voldoening vindt in de gegeven uitleg of de oplossing die de notaris voorstelt, aanvaardt. Indien dit niet het geval is, betekent dit dat de bron van het geschil veel dieper ligt of dat de gevolgen ervan ernstig zijn. Er moet dan zeer voorzichtig te werk gegaan worden om de standpunten dichter bij elkaar te brengen zonder uiteraard de aandacht te verliezen voor de rechtsregels die in casu van toepassing zijn. De bedoeling is, zo lijkt me, om het geschil glad te strijken, waardoor elke betrokken partij, na afloop van de procedure, het gevoel heeft dat er rechtvaardig gehandeld werd.

Wat het andere aspect van de functie betreft, ben ik ervan overtuigd dat deze nieuwe dienst een geschenk is dat voor het notariaat net op het juiste ogenblik komt. Het notariaat heeft de laatste jaren immers tal van “administratieve” veranderingen ondergaan die het beroep in de ogen van het publiek mogelijk minder “menselijk”, minder “toegankelijk” hebben gemaakt.

Hierdoor is er in de loop der tijd een bepaalde kloof ontstaan tussen de cliënten en hun notarissen. De bemiddelingsdienst biedt een kans om de verwachtingen van de klanten (opnieuw) af te meten, te kanaliseren en aan de notariële instellingen mee te delen zodat zij hieruit datgene kunnen halen wat moet worden herbekeken met het oog op een betere werking van het notarisberoep of met het oog op… een betere perceptie van de kwaliteit van het werk dat binnen het notariaat verricht wordt.

De Ombudsdienst is een geschenk voor het notariaat.

Wat is ten slotte uw conclusie naar notarissen toe?
Zoals ik net gezegd heb, is deze nieuwe dienst een geschenk voor het notariaat. Het is ook een kans voor elke notaris die bij een klacht betrokken is. Wanneer iemand klacht bij ons indient, wil dit zeggen dat het, voor hem, mogelijk is om een sluimerend geschil in der minne op te lossen. In het licht van verzoening is dit dus vruchtbare bodem.

Vertrekkende van dit idee en op voorwaarde dat alle partijen loyaal samenwerken, kan het conflict snel in de kiem worden gesmoord.

Slechte reclame en/of een eventueel lang en kostelijk proces worden op die manier vermeden en eenieder kan zijn activiteiten sereen voortzetten. Uiteindelijk komt dit zowel de notaris als zijn cliënteel ten goede.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s