I am too busy to be organised

Kruis je Aileen Reniers op straat, je zou nooit vermoeden dat ze notaris is. Misschien modeontwerpster of kunstenares, maar notaris is het laatste wat je zou vermoeden. Toch is ze, amper 35, al zes jaar geassocieerd notaris. Vandaag bereidt ze het einde van haar associatie voor om solo verder te gaan. Een terugblik op de afgelopen jaren die in een zucht voorbijvlogen.

Initieel wilde Aileen Reniers, zoals veel van haar vriendinnen, geneeskunde studeren. Toen ze toch voor rechten koos, had ze nog steeds geen intentie om notaris te worden. ‘Ik wou de advocatuur in’, vertelt Aileen, ‘het idee dat ik mensen zou kunnen helpen, trok me aan.’ Het was professor Hélène Casman die haar aanraadde om als specialisatie in het Burgerlijk recht de extra opleiding Notariaat te kiezen. ‘Ik ben dat laatste jaar gestart met de bedoeling advocaat te worden. Een studiestage op een notariskantoor heeft me dan toch over de streep getrokken. Het menselijke aspect, bemiddelen, zorgen voor evenwichtige contracten, … in combinatie met alle rechtstakken die ik graag deed, deden me voor het notariaat kiezen.’

Funfactor
Aileen ging eerst een jaar aan de slag in het toenmalige kantoor van Lucas Boels te Brussel. ‘Brussel, om mijn Frans te verbeteren maar ook omdat ik toen dacht dat het in Brussel allemaal ging gebeuren. Ik houd van Brussel en wou er notaris worden.’ Hier laat Aileen voor de eerste keer het woord ‘funfactor’ vallen. Een begrip dat meermaals tijdens het interview zal terugkeren en de manier waarop ze in het leven staat duidelijk weerspiegelt. ‘In het leven moet je plezier brengen in de zaken die je doet. Ze moeten een bepaalde funfactor hebben. Dat is zeer belangrijk voor mij.’
Na een jaar ruilde ze het kantoor in Brussel toch in voor het kantoor Jean-Jacques Boel in Asse omdat ze meer wilde bijleren en variatie zocht. In 2008 slaagde Aileen van de eerste keer voor het vergelijkend examen. Ze was pas achtentwintig toen ze benoemd werd tot kandidaat-notaris. Een jaartje later op 1 januari 2010 associeert ze zich met notaris Boel.

Idealisme
‘Intussen ben ik aan mijn zesde jaar als notaris bezig en ik heb er nog geen dag spijt van. Het boeiende aan het notariaat is de variatie. Mensen uit alle milieus komen op belangrijke momenten in hun leven met vragen naar je toe. Sommigen hebben een duwtje in de rug nodig, anderen moet je troosten of de weg wijzen. Als notaris moet je soms ook een halve psycholoog zijn (lacht). Cliënten schenken je hun vertrouwen, komen vaak meerdere keren terug waardoor je een band met hen opbouwt. Mensen helpen in combinatie met het juridische is wat ik zo graag doe. Ik hoop dat ik dat idealisme nooit verlies.’

Stap voor stap
‘Ik ben nu niet meer dezelfde persoon als vijf jaar geleden. Toen ik net benoemd was, had ik de drang om alles zo snel mogelijk vooruit te laten gaan. Ik was er klaar voor. Maar eens notaris wordt er toch een zwaar harnas op je gelegd. Als notaris moet je een versnelling hoger schakelen. Opeens moet je een kantoor leiden. Daarin moet je stap voor stap groeien. In je houding naar de cliënten, in de omgang met je medewerkers, in het managen van je kantoor. Dat gaat niet zomaar in één, twee, drie.
In het begin van onze associatie had mijn associé het overwicht. Logisch, gezien de context en mijn gebrek aan ervaring. Maar naarmate het einde van onze associatie nadert, keert die balans om. Dat is een proces dat geleidelijk is verlopen. Gaandeweg heb ik meer en meer mijn stempel kunnen drukken op de organisatie en werking van ons kantoor. Zo ben ik bijvoorbeeld gestart met een nieuwe manier waarop dossiers ingeschreven worden, heb ik een telefooncentrale met voice-over IP ingevoerd, medewerkers andere taken gegeven… Ik ben verplicht om mij nu te organiseren. Over twee jaar zal ik er alleen voor staan. Gelukkig laat mijn associé me daar heel vrij in.’

I am too busy to be organised.
Aileen heeft een metalen plaat meegebracht die normaal op haar bureau staat. Die herinnert er haar dagelijks aan dat ze zich moet organiseren. ‘Deze spreuk is mij op het lijf geschreven en ik denk dat ze voor nog heel wat kantoren geldt. We maken niet genoeg tijd om ons te organiseren. Mijn notariaat heeft ongeveer 1.000 akten per jaar. Als notaris is dat nog beheersbaar, maar toch te groot om nog veel zelf te doen op het vlak van dossiers. Daar start het managen van je kantoor. Je moet veel delegeren, iets wat ik heb moeten leren, en er tegelijkertijd voor zorgen dat je juridische kennis onberispelijk is. Ik werk zoveel mogelijk in ‘blokken’. Gedurende bepaalde tijdspannes mogen ze afspraken in mijn agenda zetten, gedurende andere dan weer helemaal niets. Mijn telefoons bijvoorbeeld doe ik allemaal ’s avonds, allemaal achter elkaar. Ook het feit dat ik zonder dossierbeheerprogramma werk, vereist dat alles tot in de puntjes georganiseerd is.’ Is ze geen voorstander van zo’n automatisch systeem? ‘Die programma’s zijn ongetwijfeld goed, maar ik vind het gemakkelijker om met papieren dossiers te werken. Ik lees ook niet graag op een scherm. Aangezien elk dossier maatwerk is, denk ik dat de foutmarge lager is door niet te veel op een machine te vertrouwen. En ja, het is misschien wat trager, al heb ik daar mijn twijfels over, ik weet dat alles nagekeken is, opnieuw en opnieuw.’

En hoe zit dat dan met eRegistration? ‘Ja, voor eRegistration zou een dossierbeheerprogramma inderdaad handig kunnen zijn, maar zonder lukt het ook wel. Trouwens, ik denk dat zo’n programma enkel interessant is wanneer het gebruikt wordt zoals het hoort. En dat begint met van in het begin alle gegevens in te voeren. Als het enkel dient als cliëntenbestand, dan heeft het voor mij geen meerwaarde. Al die gegevens zitten in mijn boekhoudprogramma.’

Teamwork
‘Iets waarmee ik mij elke dag gelukkig prijs, is het team dat achter mij staat. Ik heb zo’n goed draaiend team, dat ik me de vraag moet durven stellen: wat zou er gebeuren als ik niet zo’n goede ploeg had? Je moet je organisatie in vraag durven stellen. Als je processen niet goed georganiseerd zijn en er valt iemand weg… dan heb je problemen!’

Uitdagingen
Waar schuilen de grootste uitdagingen voor Aileen? ‘De taakverdeling onder de medewerkers is iets waar ik nog steeds mee bezig ben. Zeker nu eRegistration voor extra werk zorgt en een andere manier van werken vraagt. In dat verband had ik een beurtrol voorgesteld maar omdat mijn medewerkers dat geen goed idee vonden, hebben we de taken terug herverdeeld. Nu neemt één persoon eRegistration voor haar rekening. Zolang dat goed loopt, doen we voort. Lukt het niet, dan moeten we terug sleutelen.
Voor zo’n zaken houd ik mijn hart vast. Als een van mijn medewerkers ongelukkig is, dan voel ik dat meteen. En dan heb ik echt schrik. Niet zozeer dat ze het kantoor zouden verlaten, maar dat er een slechte sfeer zou ontstaan. Dat is iets wat ik niet duld. Ik probeer zelf om altijd een zonnetje te zijn, zowel op het werk als daarbuiten, en ik verwacht van mijn medewerkers hetzelfde. Negativiteit is aanstekelijk en moet direct in de kiem gesmoord worden.’

‘Het is mijn taak om ervoor te zorgen dat iedereen op de juiste plaats zit en dat de mensen gelukkig zijn met de plaats waarop ze zitten. Dat vraagt aandacht voor de verschillende karakters binnen het team. En ja, soms moet ik wel eens fluwelen handschoenen aantrekken (lacht).
Het lijkt me vreselijk als je geen plezier kunt halen uit je werk. Als je gelukkig bent, dan functioneer je beter. Dat geluk en die funfactor zijn erg belangrijk voor mij.’

Streng maar rechtvaardig
‘Mijn deur staat altijd open voor mijn medewerkers. Als er iets op hun lever ligt, dan praten we erover en zoeken we samen naar een oplossing. Respect van je medewerkers moet je gaandeweg verdienen, door te praten en je manier van werken. Een van mijn medewerkers vertelde me dat ze soms niet goed weet wat ze van mij moet denken. ‘Jij bent zo’n lieve, maar als er iets mis is in een dossier, dan zullen we het geweten hebben.’ Ze kon me geen mooier compliment geven! (lacht). Dat is de manier waarop ik wil gezien worden: vriendelijk en lief, maar het werk moet in orde zijn. Ze zeggen soms wel dat ik streng ben, maar dat ben ik ook voor mezelf. Streng maar rechtvaardig (lacht).’

Burn-out voorkomen
Heeft Aileen nog een tip voor jonge beginnende notarissen? ‘Neem niet te veel hooi op je vork! Omdat ik steeds een intellectuele uitdaging nodig heb en graag mijn kennis overdraag was ik tijdens de afgelopen tien jaar ook nog vijf jaar praktijkassistent aan de VUB, secretaris van de Commissie Dodehoek en Notariële aansprakelijkheid van de Nationale Kamer en sinds twee jaar zetel ik in de Benoemingscommissie voor het Notariaat. Dat heb ik wel gevoeld (lacht). Ondanks het feit dat je jong bent, moet je realistisch zijn: er zijn maar 24 uren in een dag. Probeer je zo goed mogelijk te organiseren, maak je team zo sterk dat je hen blindelings kunt vertrouwen en delegeer. Als je werkt, doe het dan met de nodige fun. En zorg er voor dat je tijd vrijmaakt voor jezelf. Want alleen maar werken en niets daarnaast, dat is het ideale recept voor een burn-out.’

 


Tekst: Bo Bogaert – Foto’s: Lies Engelen

 

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

w

Verbinden met %s